お悔やみメールを送返信する際のマナー|関係別に文例も解説します

訃報を受けて相手の状況が見えないなかでも、弔問できない場合にメールを送らないとならない場合もあります。

特に訃報の場合は、お悔やみの気持ちを伝えたいという思いもあるかと思いますが、お葬式を執り行うご遺族の負担にならないようにしたいものです。

電話の代わりに、お悔やみをメールで送ってもよいのでしょうか?

また、お悔やみメールを受け取った場合、返信はどのようにすればよいのでしょうか?
手紙とは違うので軽率にとられることも心配ですよね。

お悔やみメールのマナーを関係別に文例も含めて解説します。

お悔やみメールは問題ない?

そもそもお悔やみメールを送ることは、マナー違反となるのか気になるところですよね。

電報でお悔みの言葉を送っていた世代からすると尚のこと違和感を感じるもの。

まずは、お悔やみメールを送ってもよいのか解説します。

お悔やみメールで返信しても問題ない

現代においてメールは、大切なコミュニケーションツールの一つです。

では、訃報の知らせが届いた時はメールでお悔やみの言葉を伝えても問題ないのでしょうか。

結論から申し上げると、メールを用いてお悔やみの言葉を伝えても問題ありません。お悔やみの言葉とは、故人を悼み、遺族を想って伝えるものです。どのようなツールを使うのかが重要なのではなく、故人を偲び、遺族に弔意を示すことが大切だからです。

 ただし、メールでの返信はあくまで略式のものなので、会う機会が訪れた際は、直接お悔やみの言葉をかけること必要です。

関係性によってはメールでのお悔やみは避けた方がよいケースもある

相手との関係性によっては、手紙とは異なりメールでお悔やみのメールを送ることは避けた方がよいこともあります。大切なのは気持ちとはいえ、メールでお悔やみの気持ちを伝えることは略式の方法であり、お悔やみメールに不快感を持つ人が一定数いるのは事実です。メールやLINEを使い、お悔やみの言葉を伝えるのはまだ一般的とは言えないでしょう。

関係性にもよりますが、多くの場合訃報の知らせが届いた際はお通夜や葬儀に参列し弔問、直接お悔やみの言葉を伝えましょう。お葬式に参列できない場合は、葬儀に間に合うように弔電を打ちます。

また、日頃からメールのやりとりをするくらい親しい関係、もしくはビジネス関係でなければメールではなく弔電を打つことがマナーです。

お悔やみメールを送る際のマナーや注意点

お悔やみメールを送る際、マナーや注意点を知っておかなければ、相手に不快な思いをさせてしまうことがあります。お悔やみメールを送る際には、どのようなことに気を付ければよいのでしょうか。
電報と同じように作法があるので詳しく解説します。

件名は差出人の氏名とお悔やみメールであることが分かるように

メールの件名は、差出人の氏名とお悔やみメールであることが分かるようにする必要があります。例えば、「(氏名)です お悔やみ申し上げます」「お悔やみ申し上げます (氏名より)」と書くと間違いないでしょう。

遺族はお通夜や葬儀の準備で忙しい期間でもあります。件名だけで内容が分かるように相手を気遣うことが大切です。

メールの文面は簡潔にまとめる

お悔やみメールは、伝えたいことを簡潔にまとめるようにしましょう。相手は忙しい中メールを読むことになるので、長文になると負担をかけてしまう可能性があるからです。

また、お悔やみメール、時候の挨拶も不要です。前置きをせず、短く簡潔にまとめましょう。

使ってはいけない忌み言葉

お悔やみの言葉として避けるべきとされているのが、忌み言葉というものです。

忌み言葉の一つとして挙げられるのが、重ね言葉。「重ね重ね」や「ますます」「くれぐれも」「いろいろ」「たびたび」「日々」等の言葉は、不幸が続くことを連想させます。「再び」や「引き続き」「追って」等も、不幸が続くとして使うべきではありません。

また、「浮かばれない」「消える」「迷う」「落ちる」「終わる」「流れる」等も避けましょう。これらは不幸を連想させる言葉だからです。

他にも、死につながる言葉もお悔やみの言葉として避けるべきとされています。「死ぬ」や「死亡」「急死」「ご生存中」「ご存命中」等の言葉、死や苦しみを連想させることから数字の「4」や「9」も避けましょう。

当然ながら、死因や故人の最期の様子等を聞くのは絶対にしてはならないことです。相手に不愉快な思いをさせてしまうので、余計な詮索はするべきではありません。

このように、お悔やみの言葉を伝える時は使ってはいけない言葉があります。正しい言葉を使い、相手を気遣う気持ちを忘れないようにしましょう。

関係別のお悔やみメールのポイントや文例・例文

ここからは、関係別のお悔やみメールのポイントや文例をいくつか解説していきます。相手との関係性によって、自分なりにアレンジを加えてもいいでしょう。

親戚へのお悔やみメールのポイント

親しい間柄の親戚であれば、お悔やみメールを送っても問題ありません。親戚に送る場合、基本的には丁寧な言葉遣い心掛けるべきですが、関係性によっては文章を崩しても問題ないでしょう。

親戚へのお悔やみメール例文

例文
「このたびは〇〇様のご逝去の報に接し、心からお悔やみ申し上げます。直接お悔やみを伝えられず申し訳ありません。無理をされていないか心配しています。どうぞご自愛くださいますよう。私にできることがあれば、いつでも連絡してください。ご冥福をお祈りいたします。」

友人へのお悔やみメールのポイント

親しき中にも礼儀ありというように、友人へのお悔やみメールを送る時は丁寧な言葉遣いをしましょう。かなり親しい間柄であれば、多少崩しても構いません。

また、友人だからこそ伝えたい言葉がいくつもあるかと思います。ただし、相手のことを想うのであれば長文ではなく、短い言葉に気持ちを込めた方が負担になりません。お悔やみの言葉は、自分の気持ちを伝えることよりも、相手を気遣うことが大切だからです。

友人へのお悔やみメール文例

「○○様のご逝去を知り、とても驚いています。遠方のため、駆け付けられず申し訳ありません。無理をされていないか心配しています。今はまだ辛いと思うけどあまり気を落とされないように。私にできることがあれば、いつでもご連絡ください。」

上司へのお悔やみメールのポイント

上司にお悔やみメールを送る際は、より丁寧な言葉使いを心掛けましょう。仕事の心配をせずに済むよう、一言加えることも必要です。

件名には、所属部署と氏名を書くことも忘れてはいけません。

上司へのお悔やみメール文例

例文
「件名:お悔やみを申し上げます ((所属)課 (氏名)より)

本文:このたびはお身内にご不幸があったと伺い、心からお悔やみ申し上げます。

心身ともに大変な時だと存じますが、どうかご無理をなさいませんように。仕事のことは心配なさらないでください。

本来であれば直接お目にかかり、お悔やみ申し上げたいところではございますが、略儀ながらメールにて失礼いたします。

謹んでご冥福をお祈りいたします。」

同僚・部下へのお悔やみメールのポイント

上司に送る時と同様、同僚や部下に対しても仕事の心配をしなくていいことを伝えましょう。

同僚・部下へのお悔やみメール例文

「○○様のご逝去を知り、驚いています。心からお悔やみを申し上げます。

本来であれば直接お会いしてお悔やみ申し上げたいところ、申し訳ありません。

何かと大変だと思いますが、どうかあまり無理しないで。仕事のころは気にせず、どうか心ゆくまでご家族との時間を過ごしてください。何かあれば遠慮なくご連絡下さい。」

取引先へのお悔やみメールのポイント

取引先に対してお悔やみメールを送る時は、丁寧な言葉使いをすることはもちろん、簡潔にまとめることを特に意識しましょう。また件名には会社名と所属部署、氏名を書くことも忘れてはいけません。

ただし、あくまでもメールは正式な形式ではないので目上の人に対しては弔電の方が文案です。メールを送るべきかどうかは相手との間柄を考えて判断します。

取引先へのお悔やみメール文例

「件名:お悔やみを申し上げます【株式会社(会社名) (所属)課 (氏名)より)】

本文:(取引先)

(所属)課 (氏名)様

このたびは○○様の突然の訃報に驚いています。都合によりご葬儀に伺うことができず、申し訳ありません。略儀ながらメールにてお悔やみ申し上げます。

心よりご冥福をお祈り申し上げます。」

お悔やみメールを受け取ったときの返信のお作法

お悔やみメールを送る側ではなく、受け取る側になることもあるでしょう。その場合は、どのように対応すればいいのでしょうか。

落ち着いたタイミングでいいので必ず返信をすること

お悔やみメールを受け取った場合は、返信が必要です。

ただしすぐに返信する必要はなく、落ち着いた頃に送っても問題ありません。遺族という立場なると心の整理がつかないまま、お通夜や葬儀に追われてしまうものです。返信が後回しになるのは仕方がないことでしょう。

お悔やみメールの差出人もこのような状況を把握しているので、返信しなければならないと焦るのではなく、目の前のことに一つひとつ向き合いましょう。

そして、心と時間に余裕が生まれた時に、改めてお礼の連絡をします。

お悔やみメールへの返信文例

いただいたお悔やみメールに返信する際は、差出人との関係を考慮し返信しましょう。

例えば、友人知人に対する返信は下記のような文章です。

「ありがとうございました。返信が遅れてごめんなさい。〇〇さんのおかげで気持ちが楽になりました。」

「メールありがとうございました。ひと段落つき、少し落ち着いてきたところです。心配かけてごめんね。落ち着いたらゆっくり会いましょう。取り急ぎお礼まで。」

会社の上司に返信する場合は、下記のような内容にするといいでしょう。

「この度はお忙しい中、お心のこもったメールをありがとうございました。おかげさまで通夜葬儀を滞りなく済ませることができました。しばらくの間、何かとご迷惑をおかけすることとは思いますが、何卒よろしくお願い致します。

なお、職場には〇月〇日から出社する予定です。ご心配ご迷惑をおかけして申し訳ございませんでした。職場の皆様に何卒もよろしくお伝えください。ありがとうございました。」

関係性にもよりますが、基本的にはお礼の言葉を伝えることが大切です。

ご遺族に寄り添うお悔やみメールを(まとめ)

日頃からメールのやりとりをするくらいの親しい間柄であれば、メールを用いてお悔やみの言葉を伝えることは問題ありません。ただし、お悔やみメールはまだ一般的なものではないので、不愉快な思いをする方もいます。メールで伝えるかどうかは、相手との関係性をよく考えることが大切です。

また、メールは正式な形式ではない為、お葬式で直接会った時は相手を気遣う言葉をかけるようにしましょう。

お悔やみの言葉は、故人とお別れをして、悲しみに暮れている相手を気遣うものです。ご遺族に寄り添う気持ちを一番大切に行動していきましょう。

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